Die Vorteile der digitalen Personalakte gegenüber der normalen Papierakte liegen auf der Hand: Sie erleichtert und vereinfacht die Pflege und die Nutzung der Personaldaten, da die Zugriffsberechtigungen der jeweiligen Sachbearbeiter flexibel gestaltet werden können. Als Teil des Personalmanagement Workflows sichert sie zudem die mit hoher Datensicherheit gepaarte Effizienz bei der Personalarbeit.
Unter dem Begriff Personalmanagement ist heute jenes wichtige Gebiet der Betriebswirtschaft zu verstehen, dessen Aktivitäten das Personal eines Unternehmens betreffen. Gestern noch als Personalwesen, heute auch als HR-Management vom Englischen Human Resource bezeichnet, spiegelt es wie seit je die Personalpolitik des jeweiligen Unternehmens. Heute basiert das moderne Personalwesen auf den elektronisch geführten Personalakten, die sämtliche Personaldaten enthalten, wie vor allem die Stammdaten (Lebenslauf, Berufsausbildung, Berufserfahrungen, Qualifikationen und Gehaltsentwicklung). Daher sind diese Digitaldaten problemlos per Mausklick oder Tastendruck erreichbar, ob zwecks Datenpflege (Erfassung, Änderung, Löschung) oder nur zur Einsicht. Nach Bedarf sind zahlreiche optimal aufbereiteten Auswertungen, Statistiken und Reports und ebenfalls blitzschnell und komfortabel abrufbar. Wobei zwecks Datensicherheit die Zugriffe der Sachbearbeiter bzw. Manager je nach Rolle vergeben und verwaltet werden.
Ein modernes und leistungsstarkes Personalmanagement kann neben dem Hauptmodul Personalmanager um zahlreiche weitere Module ergänzt werden: wie zum Beispiel Stellenmanagement, Weiterbildungsmanagement, Ausbildungsmanagement, Ideenmanagement, Fehlzeitenmanagement oder Personalentwicklung, um nur die gängigsten zu nennen. Zur Vermeidung von redundanten bzw. doppelten Datenhaltung bzw. Datenpflege (zumal diese wiederum zu Fehlern führen können) stehen auf Kundenwunsch des Weiteren auch Schnittstellen für die automatisierte Übernahme von Personalstammdaten und Lohndaten. Zumal, anstatt „Bringen Sie mir die Akte von Herrn Müller“ zu sagen, der Personalchef einen eigenen Blick in die Personalakte von Herrn Müller werfen kann, belegt, dass der Einsatz des Personalsystems für Arbeitsentlastung bzw. Kostensenkung sorgt.
Das Personalmanagement System von heute wird als ein webbasiertes Portal zur Verfügung gestellt. Zumal es als modernes IT Produkt für alle Unternehmensgrößen geeignet ist, kann es - dank der verschiedenen Leistungsstufen, die dabei angebotenen werden - ohne Grenzen ausgebaut werden. Jedem Unternehmen als zukünftiger Nutzer werden vor dem Start und während der Einführungsphase hilfreiche Schulungen und Qualifizierungsprogramme angeboten. Ein Team erfahrenen Trainern leistet jede erdenkliche Unterstützung, wie z. B. bei der maßgeschneiderten Konfiguration des Systems, bei den Anpassungen der Masken, bei der Erarbeitung eines optimalen individuellen Konzepts für die Vergabe von Rollen und dazu entsprechenden Rechten.
Dank einer sehr sorgfältig und realitätsnah aufgebauten Demo Datenbank und eines gut funktionierenden Testsystems können wiederum alle Rollen, die im Bereich des Personalmanagers erforderlich sind und auch angelegt werden, leicht erlernt, ausgiebig geübt und in jeder Beziehung ausprobiert werden. Dafür bekommen die zukünftigen Nutzer die entsprechenden Zugriffsberechtigungen und zwar so, dass durch sie das gesamte System getestet werden kann. So können die Test User jedes Modul auf Herz und Niere prüfen: zum Beispiel aus der Sicht eines einfachen Sachbearbeiters, der seines Vorgesetzten oder aber mit den Augen des Personalmanagers sehen. Zu testen sind hierbei die Hauptfunktionen des Personalmanagers, wie Personalverwaltung und Personalauswahl, Personalführung und Personalentwicklung sowie Entgeltgestaltung.
