Immobilienmanagement ist per Definition das Verwalten und Vermarkten von Gebäuden und Liegenschaften. Der Einsatz von Informationstechnologie hat insbesondere im Bereich der Gebäudeverwaltung an Bedeutung gewonnen.
Die Vorteile und der Nutzen so genannter CAFM-Systeme (CAFM:Computer Aided Facility Management, computerunterstütztes Gebäudemanagement) in der Gebäudewirtschaft zeigt sich in vielerlei Hinsicht. Neben der Zeitersparnis bei der täglichen Arbeit ist das Kostensparpotenzial nicht gering zu schätzen.
Beim Immobilienmanagement mit Unterstützung spezieller IT-Lösungen müssen die Nutzer nach baulichen Veränderungen nicht mehr auf Papierzeichnungen zurückgreifen. Sie können durch die Verbindung von CAD-Programmen (Planungstools) und CAFM-Lösungen mit leicht aktualisierbaren digitalen Gebäudeplänen arbeiten. Es müssen nicht einmal große Umbaumaßnahmen sein, in deren Folge dank CAFM Bestandspläne schnell auf den neuesten Stand gebracht werden können. Auch der Austausch einer Tür oder eines Türschlosses wird als Änderung im Bestand mit wenigen Mausklicks direkt in das System eingetragen.
Auch der nun neue Typ der Tür oder des Schlüssels sowie die Besitzer ausgegebener Schlüssel lassen sich über derartige Lösungen verwalten. Weil CAFM-Systeme schnellere Dateneingaben ermöglichen, den Aufwand für die Datenaktualisierung reduzieren, die Aktualisierung von Bauzeichnungen erheblich vereinfachen und die Kosten für den Verwaltungsaufwand begrenzen, leisten sie einen Beitrag zur Nachhaltigkeit in der Gebäudewirtschaft. Im Bereich der Handhabung liegt ein wesentlicher Aspekt der Nachhaltigkeit: So minimieren ein nutzerfreundlicher Aufbau und ein intuitiv erfassbares Design den Lernaufwand bei der Einführung deutlich – und sind damit gleichzeitig
Motivatoren für die Anwender.

Automatische Erinnerung
Üblicherweise können Anwender von CAFM-Lösungen alle Daten rund um Gebäude, Ebenen/Geschosse oder auch Räume in dem System hinterlegen. Das vereinfacht die Umsetzung neuer Vorgaben, die beispielsweise geschäftlicher oder gesetzlicher Natur sein können. Ein Beispiel ist die Wartung sicherheitstechnischer Ausrüstungselemente: Entsprechend „gefüttert“, erinnert das CAFM-System automatisch an die anstehenden Wartungstermine etwa für die in den kommunalen Gebäuden installierten Feuerlöscher.
Eine einfache Handhabung und ein klarer Aufbau unterstützen auch die schnelle und komfortable Bearbeitung und Auswertung von Gebäudedaten.
Dabei müssen die Nutzer nicht auf die gewohnten Auswertungs- oder Abrechnungssysteme wie MS Office oder SAP verzichten. Die Möglichkeit, die gewünschten Auswertungen vom CAFM-System als Grafik oder Diagramm ausgeben zu lassen (statt in umfangreichen Excel-Tabellen), dient dem besseren Verständnis der Daten. Für Verfechter der Listenübersicht sind dennoch alle Inhalte auch weiterhin in dieser Form verfügbar.

Als Beispiel für den Nutzen übersichtlicher und schnell erfassbarer Auswertungen kann die Gebäudereinigung dienen: Es lassen sich unter Umständen die Ausgaben in diesem Bereich senken, wenn alle Anbieter in Bezug auf Reinigungsintervalle, Umfang der Reinigungstätigkeiten, eingesetztes Verbrauchsmaterial und die Preise direkt miteinander verglichen werden können.
Ein weiterer Vorteil von CAFM-Systemen ist die einheitliche Datenbasis für die Mitarbeiter. Stets über aktuelle Daten zu verfügen, ist ein wesentlicher Aspekt für die Verbesserung der gebäudewirtschaftlichen Prozesse.

Sichere Investition
Auch das Qualitätsmanagement wird von den Softwarelösungen üblicherweise unterstützt. So können die Anwender beispielsweise für den Bereich Reinigung Qualitätsprüfungen in bestimmten Abständen in Auftrag geben und die notwendigen Protokollformulare im System hinterlegen und zum vorgesehenen Zeitpunkt versenden.
Beim Thema „Nachhaltigkeit“ im Zusammenhang mit dem CAFM-Einsatz darf der Blick aber nicht allein auf den Nutzen solcher Lösungen gerichtet werden.
Die Verantwortlichen in den gebäudewirtschaftlichen Ämtern der Kommunalverwaltung und die Beschaffungsstellen sollten bei der Entscheidung für einen Anbieter auch die Frage der Investitionssicherheit klären. Hier geht es insbesondere darum, dass durch Weiterentwicklungen und inhaltliche Aktualisierungen des Systems – beispielsweise Anpassung der Lösung an gesetzliche Vorgaben – die inhaltliche Richtigkeit des Programms langfristig sichergestellt und die Beschaffungskosten gut angelegt sind. Vertragliche Sicherheit bieten Vereinbarungen über die Laufzeiten von Lizenzen und die Wartung der Software. Somit wird der sichere Bestand der Programminhalte und Daten über einen bestimmten, fest definierten Zeitraum gewährleistet.
Im Zusammenhang mit den Planungen zur Einführung einer CAFM-Lösung sollte stets beachtet werden, dass der Aufwand für die Erhebung der in das System einzuspeisenden Daten und die anschließende Einarbeitung in die Software zunächst einige Zeit beanspruchen.
Nach der Implementierung der Anwendung wird sich dieser Aufwand jedoch schnell amortisieren, da die Immobiliendaten nun schneller und übersichtlich bereitgestellt und auch einfacher bearbeitet und aktualisiert werden können.